Projectmanagement werkt goed, als er efficiënt én samen gewerkt kan worden

Door Mathieu Colon

Begin dit jaar werd ik gebeld door een vriend. Of ik wilde helpen bij een project in de commerciële scheepvaart. Het ging om de bouw van een binnenvaart cruiseschip. Natuurlijk wilde ik helpen, alles wat met naval architecture te maken heeft vind ik leuk. En zeker een project als een cruiseschip kan op mijn belangstelling rekenen!

Na een dag kwam ik al tot de conclusie dat dit project niet bij mij paste. Er heerste een chaos-achtige manier van werken en daar kon ik niets mee. Voordat ik een besluit nam, heb ik Ron gebeld om te vragen of hij dezelfde mening had rondom het project als ik.

> Dit artikel is ook in het Engels beschikbaar

Samen hebben we geconstateerd dat deze manier van werken niet past bij de werkwijze van Epomat. De ‘chaos-manier’ werkt voor ons niet in een project organisatie, wij kunnen dan niet opleveren volgens onze kwaliteitseisen. Daarom hebben wij de opdracht terug gegeven.

Maar het balletje ging toch anders rollen. Op verzoek van opdrachtgever Scheepswerf De Gerlien van Tiem is Epomat ondergebracht in het projectteam. De bouwer van het schip wilde met ons verder en koos voor de werkwijze van Epomat. Daardoor mochten wij niet alleen de technische project coördinatie doen, maar ook de engineering en het projectmanagement. Én we kregen de opdracht om het project ‘back on track’ te krijgen.

Eerst afpellen, daarna opbouwen

In het project werden veel overuren en fouten gemaakt. De oorzaak was het niet gestructureerde werken. Ook de emoties liepen op bij de mensen, ze waren de vele overuren zat. Inlezen en een goede voorbereiding om het project weer op de rails te krijgen was noodzakelijk. Ron en ik hebben het project in kaart gebracht door eerst af te pellen. Wat is goed en kunnen we behouden, wat is niet goed en moet anders? Welke risico’s kunnen we pareren en wat moet er op korte termijn en op lange termijn gebeuren. Best spannend; omdat het project doorliep, moest dit ‘on the job’ gebeuren. Hierdoor kwam de rust terug en verdween de spanning onderling.

Veilige werkomgeving

Een veilig werkomgeving betekent niet alleen letterlijk veilig door de voorgeschreven veiligheidseisen. Je moet je ook veilig en gewaardeerd weten en voelen. Daarom is door Ron ook persoonlijke ondersteuning geboden én gegeven als het nodig was. En door elke week te vergaderen en het project met elkaar door te nemen, bleek dat de mensen veel beter in staat waren om de eigen taken uit te voeren. Zo werd er optimaal van elkaars capaciteiten gebruik gemaakt.

“Een goede voorbereiding, korte en lange termijn op elkaar aan laten sluiten en de juiste volgorde van werkzaamheden op elkaar afstemmen brachten de rust in het project terug.”

Met het projectteam wisten we in een paar weken tijd de communicatie weer op de rit te zetten, de rust terug te brengen en het paniekgevoel bij de opdrachtgever weg te nemen. Deze harde interventie was nodig om het project tot een goed einde te brengen.

Het resultaat van de interventie was een goedlopend project, waarin tegelijkertijd werd getekend, gebouwd en goedgekeurd. Alles moest in één keer goed, geen tijd voor voortschrijdend inzicht. Uiteindelijke is het schip op 6 november te water gelaten, oplevering aan de eindklant staat gepland voor lente 2019.

Superfijne samenwerking

Ik heb met veel plezier in dit projectteam gewerkt. De samenwerking van Ron en mij was weer optimaal. Wij hebben ons vooral gericht op goed luisteren, strakke deadlines bewaken en actief persoonlijke ondersteuning bieden waar nodig. Van tekenaar tot werf directeur tot opdrachtgever. Daardoor kwamen wij met alle mensen van het team in aanraking en dat maakte deze opdracht vooral leuk: in eerste instantie zagen wij het echt niet zitten en uiteindelijk hebben we een superfijne samenwerking met elkaar gehad. Dank aan Scheepswerf De Gerlien van Tiem voor deze fijne opdracht.